We hebben allemaal, en al in een heel vroeg stadium, te maken met verschillende vormen van communicatie, zowel non verbaal als verbaal. Toch zijn we als volwassenen vaak niet in staat om adequaat te communiceren. Vooral op de werkvloer loopt het vaak mis en is de mate van communicatie een van de grote oorzaken. Hoe komt dit? Hoe is dit te voorkomen? Een van de oorzaken van onduidelijke communicatie is dat het doel vaak niet helder is. Waarom communiceren we in de eerste plaats? Wat willen we overbrengen? Wat juist niet? Wie moet het weten en wie juist niet? Dit stuk gaat vooral over tijdrovende vergaderingen. Waarom zijn deze zo ineffectief? Vaak wordt er een vergadering gehouden om de koppen bij elkaar te steken, om een melding te maken van een onderwerp, om verdieping te geven of om een discussie te starten met andere teamleden. Helaas wordt vaak voor een vergadering nauwelijks nagedacht over het daadwerkelijke doel van de vergadering. Wat wil je met de vergadering precies bereiken? En wat juist niet? Wat moet het je dus opgeleverd hebben aan het einde? De tijd van je werknemers is kostbaar, evenals hun motivatie en energie, ga hier dan ook zorgvuldig mee om! Naast het stellen van heldere doelen is het van belang een helder kader te hebben. Hoe lang hebben we? Hoe lang wil ik het over een bepaald onderwerp hebben? Loop niet uit. Dit heeft zelden een meerwaarde. Plan liever een vervolgvergadering. Daarnaast is een brein van een volwassenen in staat om 35 minuten aan informatie goed op te slaan. Na 35 minuten gaat de verwerking snel achteruit en heeft de informatie die hierna komt niet het gewenste effect. Las korte pauzes in als je lange vergaderingen hebt! Vervolgens moet je nagaan of je de informatie niet op een meer effectieve manier kan aanbieden, bijvoorbeeld van tevoren al. Neem een video op met je verhaal, deel je agenda en zorg dat je werknemers zich even in moeten lezen, zodat ze voorbereid naar de vergadering komen. Een groot voordeel is dat werknemers dan zelf kunnen bepalen wanneer het voor hun uitkomt om zich even kort in te lezen. Nog beter; maak een interactief online bord aan waarbij je werknemers eventueel al kunnen brainstormen voordat ze naar de vergadering komen. Zo geef je ze de kans om er eens goed over na te denken. Vervolgens is het van groot belang de leiding te nemen en te houden tijdens de vergadering. Loop niet uit, trek conclusies na elk onderwerp en formulier vervolgacties. Ga niet in de verleiding om toch uit te lopen, want dan voelen werknemers de ruimte om hiervan gebruik te maken. Baken ook een eventuele discussie helder af en spreek een doel af. Aan het einde van de sessie pak je het doel terug en de daarbij geformuleerde (eventuele) vervolgacties. Vraag ook eens aan je werknemers over hoe ze het vergaderen vonden. Wat kan er eventueel nog beter? Het getuigd van sterk leiderschap om open te staan voor kritische feedback. Zo geef je je werknemers ook het gevoel dat ze begrepen worden, en krijg je vanzelf veel energiekere vergaderingen. Hoe meer energie, hoe meer motivatie en zodoende durven werknemers zich veel meer bloot te geven, ontstaat er meer creativiteit en draagvlak.
No responses yet